אחד התחומים החשובים בניהול נכון של עסק הוא ניהול החוזים.
בין אם מדובר בניהול חוזים מול ספקים, לקוחות, מספקי שירותים, ועוד חוזה השכירות בבניין, חוזי העסקה וכו׳.
כל אינטראקציה של העסק עם נותני או מקבלי שירות מבוססת על חוזים המוסכמים על כל הצדדים בחתימה.
לכן זהו קריטי לקיים שיטה אשר שומרת על ניהול מסודר ומתוזמן של החוזים, כך שבכל רגע נתון בעל העסק יוכל להיות רגוע שהחוזים מנוהלים ונשמרים ומוכנים לשליפה על פי צורך.
בין היתר, ניהול חוזים דורש סדר, עמידה ביעדים, שמירה על לוחות זמנים.
ניהול חוזים – סדר
כל עסק זקוק למקום אחד אשר יקבץ את כל החוזים הקשורים לניהול ותחזוקת העסק ויאפשר תיעוד נוח ושליפה של מסמך בעת הצורך.
סדר בניהול החוזים הוא לא פריווילגיה אלא הכרח. בשל המשמעות המשפטית אשר כל חוזה נושא בחובו, מערכת האמון בין ספקים לבעלי עסקים ולעובדים מבוססת כולה על עמידה ביעדים, בלוחות הזמנים ובתנאים המפורטים בכל חוזה וחוזה.
תיוק, תיארוך, מעקב אחר פקיעת תוקף, לוחות זמנים, יעדים וכו׳, באופן עקבי ומסודר, מבטיחים ניהול שוטף של העסק ומינימום הפרות חוזים אשר יכולות להוביל לפלונטרים משפטיים ואובדן אמון.
ניהול חוזים – לוחות זמנים והתראות
אחד האלמנטים המשדרים אמינות באופן האפקטיבי ביותר כלפי לקוחות, עובדים וכל אדם אשר בא באינטראקציה עם עסק הוא עמידה בלוחות זמנים.
לוחות זמנים מאפשרים לכל בעל עסק לתעדף את ההשקעה שלו בכל רגע נתון, לנהל את הזמן שלו באופן אולטימטיבי ולהגדיר יעדים באופן הממקסם רווחים.
לכן, חוזים מתבססים גם על היכולת של ספק שירות לספק את מה שהובטח בזמן שהוקצב והוסכם עליו מראש.
ניהול התראות ולוחות זמנים מאפשר מעקב אחר ההתנהלות השוטפת של העסק, עמידה ביעדים ובהסכמים וקבלת ונתינת שירותים בזמן, כך שכל עסק יודע היכן הוא עומד ומה צריך לשפר.
בין אם מדובר במענה על צורך של לקוח או של החברה, ניהול נכון של לוחות הזמנים כולל התראות מתוזמנות מראש אשר מאפשרות תיעדוף אוטומטי של ההחלטות לגבי השקעת זמן, אנרגיה ומשאבים.
מערכת לניהול מערך ההסכמים של הארגון:
הפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:
- בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
- הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועל פי נוהלי החברה.
- חיסכון בזמן וכסף.
- מניעת הונאות.
ממשק פשוט וידידותי להפעלה בעברית מלאה. זמין בכל מכשיר – טלפון נייד / מכשיר טאבלט / מחשב נייח או נייד.
עוד מאמרים…
אופטימיזציה ותחזוקת הסכמים: דרכים לחיסכון בעלויות באמצעות תהליכים מובנים וכלים מתקדמים
מבוא בעידן שבו ארגונים מתמודדים עם תחרות גוברת ולחצים כלכליים רבים, חיסכון בעלויות וניהול אפקטיבי של הסכמים ותהליכי רכש הופכים להיות קריטיים. תחום האופטימיזציה ותחזוקת ההסכמים מציע לארגונים דרכים מתוחכמות להפיק את המרב מהמשאבים הקיימים, לייעל את התקשרויותיהם עם ספקים ולהתאים את ההוצאות לצרכים הדינמיים
ניהול ספקים חכם ורכש דיגיטלי: כלים ושיטות לשיפור תהליכים
מבוא ניהול ספקים ורכש דיגיטלי הם תחומים קריטיים בניהול עסקי, במיוחד לאור הצורך בשקיפות, מעקב אחרי הוצאות, והתייעלות כלכלית. ניהול נכון של ספקים ושל תהליכי הרכש מאפשר לארגונים להפיק ערך מירבי מכל רכישה, להוזיל עלויות ולשמור על תנאי רכש מועדפים. בעידן הדיגיטלי, כלים מתקדמים מאפשרים
הפחתת עלויות שכר ומשאבי אנוש: גישה חסכונית לשימור פרודוקטיביות
מבוא בעידן הנוכחי, ניהול עלויות משאבי אנוש ושכר מהווה אתגר עבור ארגונים רבים, בייחוד בתקופות של אי-וודאות כלכלית. השאיפה היא לשמור על רמת פרודוקטיביות גבוהה תוך הפחתת עלויות, מה שמחייב חשיבה יצירתית וגמישות ארגונית. בעזרת מודלים חדשניים כמו עבודה היברידית, אאוטסורסינג ושימוש בפרילנסרים, ניתן להפחית
