אחד התחומים החשובים בניהול נכון של עסק הוא ניהול החוזים.
בין אם מדובר בניהול חוזים מול ספקים, לקוחות, מספקי שירותים, ועוד חוזה השכירות בבניין, חוזי העסקה וכו׳.
כל אינטראקציה של העסק עם נותני או מקבלי שירות מבוססת על חוזים המוסכמים על כל הצדדים בחתימה.
לכן זהו קריטי לקיים שיטה אשר שומרת על ניהול מסודר ומתוזמן של החוזים, כך שבכל רגע נתון בעל העסק יוכל להיות רגוע שהחוזים מנוהלים ונשמרים ומוכנים לשליפה על פי צורך.
בין היתר, ניהול חוזים דורש סדר, עמידה ביעדים, שמירה על לוחות זמנים.
ניהול חוזים – סדר
כל עסק זקוק למקום אחד אשר יקבץ את כל החוזים הקשורים לניהול ותחזוקת העסק ויאפשר תיעוד נוח ושליפה של מסמך בעת הצורך.
סדר בניהול החוזים הוא לא פריווילגיה אלא הכרח. בשל המשמעות המשפטית אשר כל חוזה נושא בחובו, מערכת האמון בין ספקים לבעלי עסקים ולעובדים מבוססת כולה על עמידה ביעדים, בלוחות הזמנים ובתנאים המפורטים בכל חוזה וחוזה.
תיוק, תיארוך, מעקב אחר פקיעת תוקף, לוחות זמנים, יעדים וכו׳, באופן עקבי ומסודר, מבטיחים ניהול שוטף של העסק ומינימום הפרות חוזים אשר יכולות להוביל לפלונטרים משפטיים ואובדן אמון.
ניהול חוזים – לוחות זמנים והתראות
אחד האלמנטים המשדרים אמינות באופן האפקטיבי ביותר כלפי לקוחות, עובדים וכל אדם אשר בא באינטראקציה עם עסק הוא עמידה בלוחות זמנים.
לוחות זמנים מאפשרים לכל בעל עסק לתעדף את ההשקעה שלו בכל רגע נתון, לנהל את הזמן שלו באופן אולטימטיבי ולהגדיר יעדים באופן הממקסם רווחים.
לכן, חוזים מתבססים גם על היכולת של ספק שירות לספק את מה שהובטח בזמן שהוקצב והוסכם עליו מראש.
ניהול התראות ולוחות זמנים מאפשר מעקב אחר ההתנהלות השוטפת של העסק, עמידה ביעדים ובהסכמים וקבלת ונתינת שירותים בזמן, כך שכל עסק יודע היכן הוא עומד ומה צריך לשפר.
בין אם מדובר במענה על צורך של לקוח או של החברה, ניהול נכון של לוחות הזמנים כולל התראות מתוזמנות מראש אשר מאפשרות תיעדוף אוטומטי של ההחלטות לגבי השקעת זמן, אנרגיה ומשאבים.
מערכת לניהול מערך ההסכמים של הארגון:
הפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:
- בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
- הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועל פי נוהלי החברה.
- חיסכון בזמן וכסף.
- מניעת הונאות.
ממשק פשוט וידידותי להפעלה בעברית מלאה. זמין בכל מכשיר – טלפון נייד / מכשיר טאבלט / מחשב נייח או נייד.
עוד מאמרים…
תפקידו של היועץ הארגוני בעידן המודרני: ממטפל בתסמינים למעצב עתיד אסטרטגי
העולם העסקי של המאה ה־21 מתאפיין בקצב שינוי מסחרר, בתחרות מתגברת ובצורך מתמיד להתאים את הארגון לסביבה מורכבת. אם בעבר יועץ ארגוני נתפס כפתרון חירום למשברים, הרי שכיום הוא הפך לשותף אסטרטגי של הנהלות. המיקוד כבר אינו רק בכיבוי שרפות ובטיפול בתסמינים, אלא בבניית חוסן
מפת התמודדות HR עם משבר
מפת התמודדות HR עם משבר מפת ההתמודדות של HR עם משבר מתארת שישה שלבים מעגליים שכל ארגון צריך להכיר כדי לשמור על יציבות, חוסן ומשמעות אנושית בזמן אי־ודאות.כל שלב מייצג תהליך מעשי שנבדק בשטח, החל מהיערכות מוקדמת ועד לשימור הידע אחרי שהמשבר מסתיים. בשלב היערכות
ניהול משאבי אנוש בעידן אי־ודאות – משברים, לחצים וביטחון רגשי בארגון
בעידן שבו האי־ודאות הפכה לקבועה החדשה, תפקידם של מנהלי משאבי אנוש השתנה באופן דרמטי. מגפות עולמיות, משברים ביטחוניים, אינפלציה, מחסור בעובדים, ומציאות כלכלית מתחלפת – כל אלה מציבים אתגר עצום בפני מנהלי HR. בישראל, בה המציאות הביטחונית והחברתית מתערבבות עם סביבת עבודה גלובלית, ניהול אנשים
