אחד התחומים החשובים בניהול נכון של עסק הוא ניהול החוזים.
בין אם מדובר בניהול חוזים מול ספקים, לקוחות, מספקי שירותים, ועוד חוזה השכירות בבניין, חוזי העסקה וכו׳.
כל אינטראקציה של העסק עם נותני או מקבלי שירות מבוססת על חוזים המוסכמים על כל הצדדים בחתימה.
לכן זהו קריטי לקיים שיטה אשר שומרת על ניהול מסודר ומתוזמן של החוזים, כך שבכל רגע נתון בעל העסק יוכל להיות רגוע שהחוזים מנוהלים ונשמרים ומוכנים לשליפה על פי צורך.
בין היתר, ניהול חוזים דורש סדר, עמידה ביעדים, שמירה על לוחות זמנים.
ניהול חוזים – סדר
כל עסק זקוק למקום אחד אשר יקבץ את כל החוזים הקשורים לניהול ותחזוקת העסק ויאפשר תיעוד נוח ושליפה של מסמך בעת הצורך.
סדר בניהול החוזים הוא לא פריווילגיה אלא הכרח. בשל המשמעות המשפטית אשר כל חוזה נושא בחובו, מערכת האמון בין ספקים לבעלי עסקים ולעובדים מבוססת כולה על עמידה ביעדים, בלוחות הזמנים ובתנאים המפורטים בכל חוזה וחוזה.
תיוק, תיארוך, מעקב אחר פקיעת תוקף, לוחות זמנים, יעדים וכו׳, באופן עקבי ומסודר, מבטיחים ניהול שוטף של העסק ומינימום הפרות חוזים אשר יכולות להוביל לפלונטרים משפטיים ואובדן אמון.
ניהול חוזים – לוחות זמנים והתראות
אחד האלמנטים המשדרים אמינות באופן האפקטיבי ביותר כלפי לקוחות, עובדים וכל אדם אשר בא באינטראקציה עם עסק הוא עמידה בלוחות זמנים.
לוחות זמנים מאפשרים לכל בעל עסק לתעדף את ההשקעה שלו בכל רגע נתון, לנהל את הזמן שלו באופן אולטימטיבי ולהגדיר יעדים באופן הממקסם רווחים.
לכן, חוזים מתבססים גם על היכולת של ספק שירות לספק את מה שהובטח בזמן שהוקצב והוסכם עליו מראש.
ניהול התראות ולוחות זמנים מאפשר מעקב אחר ההתנהלות השוטפת של העסק, עמידה ביעדים ובהסכמים וקבלת ונתינת שירותים בזמן, כך שכל עסק יודע היכן הוא עומד ומה צריך לשפר.
בין אם מדובר במענה על צורך של לקוח או של החברה, ניהול נכון של לוחות הזמנים כולל התראות מתוזמנות מראש אשר מאפשרות תיעדוף אוטומטי של ההחלטות לגבי השקעת זמן, אנרגיה ומשאבים.
מערכת לניהול מערך ההסכמים של הארגון:
הפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:
- בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
- הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועל פי נוהלי החברה.
- חיסכון בזמן וכסף.
- מניעת הונאות.
ממשק פשוט וידידותי להפעלה בעברית מלאה. זמין בכל מכשיר – טלפון נייד / מכשיר טאבלט / מחשב נייח או נייד.
עוד מאמרים…
התייעלות עסקית: משכר ורכש ועד תמחור ואוטומציה
הגדלת רווחיות אינה מתחילה בקיצוץ רוחבי של הוצאות, אלא בזיהוי המקומות שבהם כסף, זמן וכוח אדם אינם מייצרים מספיק ערך. המאמר מציג גישה מערכתית לשיפור השורה התחתונה באמצעות בקרת שכר והוצאות מעסיק, איתור תשלומי יתר וטעויות, בדיקת ספקים והסכמים, ניהול מכרזים ומשא ומתן, התייעלות ברכש, שיפור תמחור ורווחיות, ניתוח תהליכים וכוח אדם, שיפור תזרים וגבייה, בניית תקציב ותחזית וצמצום שעות עבודה באמצעות אוטומציה.
מזהים את ההזדמנות הגדולה הבאה: כך בונים מנוע צמיחה חדש
ההזדמנות העסקית הגדולה הבאה לא מתחילה בהכרח ברעיון חדש. היא יכולה להסתתר בצורך של לקוחות שעדיין אינו מקבל מענה, בנכס שאינו מנוצל, בדאטה שכבר קיים בחברה, בשוק חדש, בשיתוף פעולה או ביכולת חדשה שמאפשרת AI. המאמר מציג מתודולוגיה לזיהוי, דירוג ובדיקת הזדמנויות — משבע עדשות החיפוש ועד להפיכת ההזדמנות למנוע צמיחה שניתן למדוד וליישם.
היתרון שנעלם: 7 סימנים שהחפיר העסקי שלכם נשחק ואיך מזהים אותם בזמן
היתרון התחרותי של העסק אינו נשאר מוגן לנצח. המאמר מציג 7 סימנים שהחפיר העסקי נשחק — החל מעלייה ברגישות למחיר וכניסת מתחרים חדשים, דרך קיצור זמן החיקוי ועד להפיכת יכולות שבעבר היו ייחודיות לסטנדרט ענפי. בנוסף, המאמר כולל מדד שחיקת חפיר אינטראקטיבי, מדדי התרעה מוקדמת וצעדים לבניית היתרון התחרותי הבא לפני שהיתרון הקיים נעלם.