אחד התחומים החשובים בניהול נכון של עסק הוא ניהול החוזים.
בין אם מדובר בניהול חוזים מול ספקים, לקוחות, מספקי שירותים, ועוד חוזה השכירות בבניין, חוזי העסקה וכו׳.
כל אינטראקציה של העסק עם נותני או מקבלי שירות מבוססת על חוזים המוסכמים על כל הצדדים בחתימה.
לכן זהו קריטי לקיים שיטה אשר שומרת על ניהול מסודר ומתוזמן של החוזים, כך שבכל רגע נתון בעל העסק יוכל להיות רגוע שהחוזים מנוהלים ונשמרים ומוכנים לשליפה על פי צורך.
בין היתר, ניהול חוזים דורש סדר, עמידה ביעדים, שמירה על לוחות זמנים.
ניהול חוזים – סדר
כל עסק זקוק למקום אחד אשר יקבץ את כל החוזים הקשורים לניהול ותחזוקת העסק ויאפשר תיעוד נוח ושליפה של מסמך בעת הצורך.
סדר בניהול החוזים הוא לא פריווילגיה אלא הכרח. בשל המשמעות המשפטית אשר כל חוזה נושא בחובו, מערכת האמון בין ספקים לבעלי עסקים ולעובדים מבוססת כולה על עמידה ביעדים, בלוחות הזמנים ובתנאים המפורטים בכל חוזה וחוזה.
תיוק, תיארוך, מעקב אחר פקיעת תוקף, לוחות זמנים, יעדים וכו׳, באופן עקבי ומסודר, מבטיחים ניהול שוטף של העסק ומינימום הפרות חוזים אשר יכולות להוביל לפלונטרים משפטיים ואובדן אמון.
ניהול חוזים – לוחות זמנים והתראות
אחד האלמנטים המשדרים אמינות באופן האפקטיבי ביותר כלפי לקוחות, עובדים וכל אדם אשר בא באינטראקציה עם עסק הוא עמידה בלוחות זמנים.
לוחות זמנים מאפשרים לכל בעל עסק לתעדף את ההשקעה שלו בכל רגע נתון, לנהל את הזמן שלו באופן אולטימטיבי ולהגדיר יעדים באופן הממקסם רווחים.
לכן, חוזים מתבססים גם על היכולת של ספק שירות לספק את מה שהובטח בזמן שהוקצב והוסכם עליו מראש.
ניהול התראות ולוחות זמנים מאפשר מעקב אחר ההתנהלות השוטפת של העסק, עמידה ביעדים ובהסכמים וקבלת ונתינת שירותים בזמן, כך שכל עסק יודע היכן הוא עומד ומה צריך לשפר.
בין אם מדובר במענה על צורך של לקוח או של החברה, ניהול נכון של לוחות הזמנים כולל התראות מתוזמנות מראש אשר מאפשרות תיעדוף אוטומטי של ההחלטות לגבי השקעת זמן, אנרגיה ומשאבים.
מערכת לניהול מערך ההסכמים של הארגון:
הפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:
- בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
- הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועל פי נוהלי החברה.
- חיסכון בזמן וכסף.
- מניעת הונאות.
ממשק פשוט וידידותי להפעלה בעברית מלאה. זמין בכל מכשיר – טלפון נייד / מכשיר טאבלט / מחשב נייח או נייד.
עוד מאמרים…
שאלון האבחון הפיננסי למנכ״לים – בדיקת מיצוי זכויות, מס והטבות מנהלים
מנכ״לים ובעלי חברות רגילים לנהל תקציבים גדולים, קבלת החלטות אסטרטגיות ומו״מ בסטנדרטים גבוהים. אבל דווקא בתחום הכי אישי ורגיש – המצב הפיננסי של עצמם – רבים מקבלים החלטות “על אוטומט”, או מתעלמים מבדיקות פשוטות שחוסכות סכומים משמעותיים בכל שנה. השילוב בין עומס ניהולי, חוסר מודעות
גישות להפחתת עלויות בעסקי שירות — מה באמת עובד? סקירה מקיפה על בסיס מחקר עולמי
גישות אפקטיביות להפחתת עלויות בעסקי שירות – מחקר עומק למנכ"לים מנכ"לים מבינים היום שחיסכון אמיתי אינו נובע מקיצוץ, אלא מהתאמה אסטרטגית של שיטת העבודה לסוג השירות. המחקר שנבחן כאן מציג שלוש גישות מרכזיות שמאפשרות הפחתת עלויות מבלי לפגוע באיכות השירות – ולעיתים אף לשפר אותה.
ניהול רכש חכם: איך להשיג חיסכון בעלויות ותרומה אסטרטגית בו-זמנית (מבוסס מחקר)
מדריך למנכ"ל: כיצד להשיג חיסכון בעלויות ותרומה אסטרטגית ברכישה – בו-זמנית מחקר אמין המבוסס על נתונים פיננסיים אמיתיים מחברת אנרגיה אירופאית גדולה שאלת המחקר: כיצד יכול ידע רכש לשפר בו-זמנית ביצועי חיסכון וביצועים אסטרטגיים? מתודולוגיה: ניתוח נתונים משניים מ-946 יוזמות רכש בחברת אנרגיה
