הוצאות סמויות אינן בעיה נקודתית או תקלה תפעולית, אלא תוצאה של דפוסי ניהול מצטברים. הן אינן מופיעות בשורת תקציב אחת, אינן מזוהות כהחלטה שגויה ברורה, ולעיתים אף נתפסות כחלק טבעי מהעשייה היומיומית. דווקא משום כך הן מסוכנות כל כך לארגון.

מנכ״לים רבים משקיעים מאמצים משמעותיים בהגדלת הכנסות, שיווק, מכירות ופיתוח עסקי, אך במקביל מאפשרים לדליפות משאבים שקטות להמשיך ללא בקרה אמיתית. במציאות כזו, כל שיפור בהכנסות נשחק על ידי חוסר יעילות פנימית, עומסים ניהוליים ושחיקה מתמשכת.

המשותף לרוב ההוצאות הסמויות הוא שהן אינן דורשות החלטה מודעת. הן נוצרות כאשר אין מבנה ברור, אין מדידה עקבית ואין תהליך שמכריח את הארגון לעצור ולבחון את עצמו. הזמן, הקשב והאנרגיה של הנהלה בכירה הופכים למשאב שמתבזבז – ולעיתים זהו המשאב היקר ביותר בארגון.

כדי להתמודד עם הוצאות סמויות, מנכ״ל אינו צריך עוד דוח כספי, אלא הסתכלות ניהולית רחבה שמחברת בין זמן, תהליכים, מבנה וקבלת החלטות. השאלה המרכזית אינה כמה זה עולה היום, אלא כמה זה עולה לאורך זמן אם לא משנים כיוון.

עקרונות פעולה למנכ״לים המבקשים לצמצם הוצאות סמויות:

• בחינה שיטתית של זמן הנהלה ולא רק של תקציבים
• הגדרת תהליכים עם בעלות ברורה ומדדים פשוטים
• צמצום תלות במנכ״ל כצוואר בקבוק ניהולי
• הפיכת ישיבות לכלי החלטה ולא למסגרת דיון
• זיהוי שחיקה כעלות כלכלית ולא כבעיה רגשית בלבד
• בדיקה תקופתית של תהליכים “שעובדים בערך”

ארגונים שמצליחים לצמצם הוצאות סמויות אינם בהכרח הארגונים עם התקציב הגדול ביותר, אלא אלו שמוכנים לבחון את עצמם בכנות. הם מבינים שניהול אפקטיבי אינו נמדד בעומס או בקצב, אלא ביכולת לייצר תוצאות לאורך זמן בלי לשחוק את המערכת מבפנים.

בסופו של דבר, הוצאות סמויות הן סימפטום. הן מעידות על צורך בדיוק ניהולי, בהירות תהליכית ומבנה שתומך בהחלטות ולא מעכב אותן. מנכ״לים שמזהים זאת בזמן יכולים לעצור דליפה של מיליונים, לשפר ביצועים ולהחזיר לארגון שליטה אמיתית – מבלי להגדיל תקציב או להעמיס עוד משאבים.