מדריך למנכ"ל: כיצד להשיג חיסכון בעלויות ותרומה אסטרטגית ברכישה – בו-זמנית
מחקר אמין המבוסס על נתונים פיננסיים אמיתיים מחברת אנרגיה אירופאית גדולה
תקציר מנהלים
מחקר פורץ דרך זה, המבוסס על נתונים פיננסיים אמיתיים מחברת אנרגיה אירופאית גדולה, מספק תשובה ברורה לאחת הדילמות העתיקות בניהול: האם ניתן לדרוש ממחלקת הרכש לחסוך כסף כאן ועכשיו, ובו-זמנית לתרום לאסטרטגיה הארוכת-טווח של החברה? התשובה, על פי המחקר, היא כן – ובאופן דרמטי.
המחקר חושף כי הידע של מחלקת הרכש (ידע מסחרי, טכני ושווקי) הוא המנוע המרכזי להצלחה כפולה זו. ידע זה לא רק משפר את הביצועים האסטרטגיים של הרכש (כמו חדשנות, שיפור תזרים מזומנים ותמיכה ביעדים ארוכי-טווח), אלא גם מוביל ישירות לביצועי חיסכון גבוהים יותר.
יתרה מכך, המחקר מוכיח כי שילוב הרכש בתוך הארגון – שיתוף הפעולה והאינטגרציה עם מחלקות אחרות – אינו רק "נחמד שיש". הוא משמש כמגבר עוצמתי. ככל שהרכש משולבת יותר בארגון, כך ההשפעה של הידע שלו על החיסכון הכספי גדלה באופן משמעותי.
התובנה המרכזית למנכ"ל:
השקעה בידע של אנשי הרכש ובקשריהם הפנימיים בארגון אינה הוצאה, אלא השקעה אסטרטגית עם תשואה כספית מדידה. אין כאן trade-off; זה win-win.
מבוא: הדילמה הניהולית – חותכים עלויות או בונים עתיד אסטרטגי?
כל מנכ"ל ומנהל בכיר מכיר את המתח הזה: מצד אחד, הלחץ התמידי להוריד עלויות, לייעל ולשפר את הרווחיות הרבעונית. מחלקת הרכש, כאחראית על הוצאות החיצוניות הגדולות של החברה, נמצאת בחזית הלחץ הזה. מדדים של "חיסכון חוזי" (Contracted Savings) הם לרוב המדדים הבולטים והמיידיים ביותר לבדיקת ביצועיה.
מצד שני, הארגון שואף לצמיחה, לחדשנות, לחוסן תפעולי וליתרון תחרותי ארוך-טווח. כאן מצופה מהרכש לתרום מעבר לחיסכון המיידי – למצוא ספקים חדשניים, לנהל סיכונים, לייעל את שרשרת האספקה ולתמוך ביעדים העסקיים הרחבים. אלו הם ביצועים אסטרטגיים, שלעיתים קשה למדוד אותם באופן כספי מיידי.
התפיסה הרווחת גורסת כי יש כאן קונפליקט: התמקדות בחיסכון קצר-טווח עלולה לפגוע ביחסים עם ספקים, לדכא חדשנות ולפגוע באיכות. לעומת זאת, רדיפה אחרי יעדים אסטרטגיים "רכים" יותר עלולה לבוא על חשבון הדרייב התמידי להוזלה.
מחקר זה שואל שאלה פשוטה ונועזת: מה אם שני היעדים הללו לא מנוגדים, אלא מחזקים זה את זה? מה אם הדרך להשיג חיסכון עמוק ואמיתי יותר עוברת דווקא דרך בניית יכולת אסטרטגית?
מתודולוגיה: נתונים אמיתיים, לא שאלונים – היתרון של המחקר
רוב המחקרים האקדמיים בתחום מסתמכים על סקרים ודעות (Primary Data). חוקרים שולחים שאלונים למנהלי רכש ושואלים אותם לדעתם על ביצועי המחלקה. לשיטה זו חולשות מובנות: הטיות סובייקטיביות, נטייה להציג את המחלקה באור חיובי ("הטיית רצייה חברתית"), ופער בין התפיסה למציאות הפיננסית.
הייחוד של המחקר הנוכחי הוא השימוש בנתונים משניים אמיתיים (Extensive Secondary Data) מחברת אנרגיה אירופאית גדולה:
- נתוני חיסכון אמיתיים: מאגר נתונים פנימי של החברה שתיעד למעלה מ-1,000 יוזמות חיסכון ברכישות על הוצאות של למעלה מ-3 מיליארד אירו. הנתונים כללו חיסכון חוזי ממשי – ההפרש בין העלות הישנה לעלות החדשה בחוזה.
- מדידת ביצועים דרך העיניים של הלקוח הפנימי: החברה ערכה סקר שביעות רצון בקרב 179 "לקוחות פנימיים" של מחלקת הרכש – מנהלים ועובדים ממחלקות אחרות (כמו תפעול, שיווק, פיתוח) שבאים במגע שוטף עם הרכש. הם דירגו את הרכש על פי:
- ידע הרכש (Purchasing Knowledge - PK)
- שילוב הרכש (Purchasing Integration - PI)
- הביצועים האסטרטגיים של הרכש (Strategic Purchasing Performance - SPP)
החוקרים "זיווגו" בין שני מאגרי המידע: כל יוזמת חיסכון קושרה לדירוגים שהתקבלו מהלקוח הפנימי שאיתו עבדו על אותה יוזמה. כך נוצר בסיס נתונים ייחודי של 946 תצפיות, המאפשר לבחון קשרים סיבתיים בין התפיסות על הרכש לבין הביצועים הכספיים האמיתיים שלו.
ממצאי המחקר: הקשרים שנחשפו
המחקר בחן מודל תיאורטי המבוסס על "תיאורית הידע" (Knowledge-Based View), הגורסת כי ידע הוא המשאב האסטרטגי החשוב ביותר של הארגון.
המודל המחקרי
PK → SPP → SAV, כאשר PI מגבירה את הקשרים PK→SAV ו-SPP→SAV
התרשים ממחיש את הקשרים המרכזיים במחקר: ידע רכש (PK) משפיע ישירות על חיסכון (SAV) וגם בעקיפין דרך ביצועי רכש אסטרטגיים (SPP). שילוב רכש בארגון (PI) פועל כמשתנה מגביר (Moderator) שמחזק את ההשפעה של PK→SAV ושל SPP→SAV.
החזות משחזרת את הלוגיקה התיאורטית של המאמר: ידע→ביצועים אסטרטגיים→חיסכון, עם השפעה ישירה של ידע וחיזוק קשרים כאשר האינטגרציה הארגונית גבוהה.
המחשה גרפית של האפקט המגביר
שיפועי הקשר תחת PI גבוה לעומת PI נמוך
להלן המחשה סכמטית לשני הקשרים שהושפעו ממגבור (moderation) של PI: (1) PK→SAV ו-(2) SPP→SAV. כאשר PI גבוה, שיפוע הקו תלול יותר — כלומר, כל עלייה ב-PK או ב-SPP מייצרת חיסכון גדול יותר.
המחשה סכמטית המבוססת על התבניות שנמצאו במחקר: כאשר האינטגרציה הארגונית גבוהה, הידע והביצועים האסטרטגיים “מתורגמים” ליותר חיסכון.
להלן פירוט הממצאים, שהיו ברורים ומובהקים סטטיסטית:
ממצא 1: ידע רכש מוביל ישירות לחיסכון כספי גבוה יותר
מה זה אומר? ככל שלמחלקת הרכש יש יותר ידע – מסחרי (טקטיקות מו"מ, ניתוח עלויות), טכני (הבנת המוצר/השירות הנרכש) ושווקי (היכרות עם הספקים הפוטנציאלים והתנהגותם) – כך גדל היקף החיסכון הכספי הממשי שהיא משיגה.
מדוע זה קורה?
- ידע שיווקי מאפשר לרכש לבחור את הספקים הנכונים, ליצור תחרות אפקטיבית ולזהות הזדמנויות חדשות.
- ידע מסחרי מאפשר ניהול מו"מ מיטבי, קונסולידציה של נפחים וניתוח מבנה עלויות של הספק.
- ידע טכני מאפשר לרכש להציע חלופות חכמות יותר, להשתתף בסדנאות "הורדת עלויות" עם הספקים ולבקר את ההצעה הטכנית.
ממצא 2: ידע רכש מוביל לביצועים אסטרטגיים גבוהים יותר
מה זה אומר? אותו ידע שמביא לחיסכון, גם מקנה לרכש את היכולת לתרום לאסטרטגיה של החברה. רכש עם ידע רב נתפס כמי שתורם יותר לחדשנות (הבאת טכנולוגיות חדשות מהספקים), לייעול תזרים המזומנים (לדוגמה, דרך מימון שרשרת אספקה) ולתמיכה ביעדים עסקיים ארוכי-טווח.
מדוע זה קורה? ידע עמוק מאפשר לרכש לראות beyond the price. הם יכולים להציע פתרונות מורכבים כמו החלפת רכיב יקר באחר סטנדרטי וזול יותר, או לבנות מודל שיתוף פעולה עם ספק שמעלה את המכירות גם אם המחיר היחידתי מעט גבוה יותר.
ממצא 3: הביצועים האסטרטגיים של הרכש – הם עצמם מייצרים חיסכון
מה זה אומר? זהו אולי הממצא החשוב ביותר. הביצועים האסטרטגיים של הרכש (SPP) לא רק נגרמים על ידי הידע, אלא גם תורמים בעצמתם לחיסכון הכספי. הם משמשים כמתווך (Mediator) בין הידע לבין החיסכון.
איך זה עובד בפועל?
- חדשנות מייצרת חיסכון: ספק שהרכש מביא, המציע טכנולוגיה חדשה, יכול לייעל תהליכים פנימיים ובכך להוריד עלויות תפעול.
- מימון שרשרת אספקה מייצר חיסכון: כאשר הרכש ממנף את דירוג האשראי הטוב של החברה כדי לסייע לספק עם מימון זול יותר, הספק יכול להעביר חלק מהחיסכון במחיר.
- ראייה ארוכת-טווח מייצרת חיסכון: בחירה בספק אמין ואיכותי, גם אם לא הזול ביותר בטווח הקצר, מונעת עלויות עתידיות של תקלות, עיכובים ופשיטת רגל.
ממצא 4: שילוב הרכש בארגון – המגבר האסטרטגי
מה זה אומר? שילוב הרכש (Purchasing Integration - PI) – מידת המעורבות שלה בתהליכי תכנון אסטרטגי, באתגור הדרישות של המחלקות האחרות וביזמות משותפת לייעול – מגבירה באופן דרמטי את ההשפעה של הידע והביצועים האסטרטגיים על החיסכון.
ההשפעה המגבירה באה לידי ביטוי בשתי דרכים:
- מגבירה את הקשר הישיר בין ידע לחיסכון: ככל שהרכש משולבת יותר, אותו ידע מביא לחיסכון גבוה יותר.
- מגבירה את הקשר בין ביצועים אסטרטגיים לחיסכון: ככל שהרכש משולבת יותר, לתרומה האסטרטגית שלה (כמו חדשנות) יש השפעה כספית גדולה יותר.
השלכות מעשיות למנכ"ל: איך מתרגמים את זה לפעולות?
המחקר אינו רק אקדמי; הוא מספק תובנות ברות-יישום עם השלכות כספיות ברורות.
4.1. השקיעו בידע – זו לא הוצאה, זו השקעה בתשואה
פעולה: הקצאת משאבים להכשרות מקצועיות מתקדמות לצוות הרכש. לא רק קורסי מו"מ, אלא גם סיורים במפעלי ספקים, השתלמויות טכניות בתחומי הליבה של החברה, וסדנאות לאנליזת שווקים.
הצדקה כספית: על פי המחקר, שיפור של נקודה אחת (בסולם 1-10) בידע הרכש מביא לעלייה של כ-4% בחיסכון הישיר, ועוד כ-1% דרך השיפור בביצועים האסטרטגיים. על עסקה ממוצעת של 3 מיליון אירו, מדובר ב-150,000 אירו חיסכון. ההבדל בין מחלקת רכש עם ידע נמוך למחלקת רכש עם ידע גבוה יכול להגיע להפרש של 9% בחיסכון – 270,000 אירו לעסקה.
4.2. שברו את הסילאים – רכש משולבת היא רכש רווחית יותר
פעולה: דרשו ומדדו את שילוב הרכש. הבטיחו שנציגי רכש יושבים בישיבות התכנון האסטרטגי של כל מחלקה, מעורבים בשלבי הפיתוח המוקדמים של מוצרים, ויש להם את הסמכות והלגיטימציה "לאתגר את הדרישה" (Challenge the Need) – לשאול "למה אנחנו צריכים את זה?" ו"האם יש דרך טובה/זולה יותר להשיג את אותה תוצאה?".
הצדקה כספית: שילוב גבוה הוא מכפיל כוח. במצב של שילוב גבוה, ההשפעה המשולבת (ישירה + עקיפה) של ידע על החיסכון מגיעה לכ-6%. במצב של שילוב נמוך, האפקט הוא רק כ-3.5%. הפרש של 2.5% על עסקה של 3 מיליון אירו הוא 75,000 אירו נוספים. ההבדל בין רכש עם ידע גבוה ושילוב גבוה, לבין רכש עם ידע נמוך ושילוב נמוך, יכול להגיע לפער של 13% בחיסכון – 390,000 אירו לעסקה.
4.3. דרשו את האסטרטגי – כי הוא מייצר כסף
פעולה: שנה את מדדי הביצוע (KPIs) של מנהל הרכש. אל תמדוד אותו רק על "אחוזי חיסכון". כלול במדדים גם:
- מספר יוזמות החדשנות שהביא מהספקים.
- שיפור בתזרים המזומנים (הארכת תנאי תשלום מבלי לפגוע בספקים).
- חיזוק חוסן שרשרת האספקה.
- שביעות הרצון של הלקוחות הפנימיים.
הצדקה: המחקר מוכיח שהביצועים האסטרטגיים הללו אינם "תפל�ים". הם מתורגמים לדולרים. תגמל את הרכש על תרומה אסטרטגית, והיא תחזור אליך כחיסכון כספי מוגבר.
4.4. טפחו את הקשרים הפנימיים
פעולה: צור מנגנונים פורמליים ולא-פורמליים לשיתוף פעולה. קיים ישיבות צוותי חוצה-פונקציות, צור תהליכי עבודה משותפים, ודאג לכך שאנשי הרכש יבינו את הלחצים והאתגרים של המחלקות האחרות, ולהפך.
הצדקה: אמון ושיתוף פעולה הם הדבק שהופך ידע וכישרון לתוצאות פיננסיות. ככל שהלקוח הפנימי סומך יותר על הרכש, הוא יהיה פתוח יותר להצעותיהם לשינויים אסטרטגיים שיובילו בסופו של דבר לחיסכון גדול יותר.
סיכום ומסקנה: הרכש כמנוע צמיחה אסטרטגי
המחקר הזה צריך לשנות את האופן שבו מנכ"לים ותיקי הנהלה תופסים את תפקיד הרכש. מחלקת הרכש אינה עוד "מרכז עלות" שתפקידו לדרוס מחירים. היא מרכז ידע ויצירת ערך אסטרטגי.
המסר הסופי הוא פשוט ואופטימי: אין צורך לבחור. הבחירה בין חיסכון לערך אסטרטגי היא בחירה כוזבת. הדרך הטובה ביותר להשיג חיסכון כספי משמעותי ובר-קיימא היא דווקא באמצעות הפיכת מחלקת הרכש לשותפה אסטרטגית, מלומדת ומשולבת היטב בארגון.
ההשקעה בידע, בכישורים ובאינטגרציה של הרכש היא אחת ההשקעות בעלות התשואה הגבוהה ביותר שארגון יכול לבצע. היא מניבה הן יתרון תחרותי והן תוצאות כספיות מיידיות – שילוב מנצח עבור כל מנכ"ל.
מקורות ומראי מקום
Hofmann, E., Maucher, D., Piesker, S., & Richter, P. (2019). How to achieve cost savings and strategic performance in purchasing simultaneously: A knowledge-based view. Journal of Purchasing and Supply Management, 25(4), 100536. https://doi.org/10.1016/j.pursup.2019.100536
מחקר מקורי זמין ב-ResearchGate: קישור למחקר
Carr, A. S., & Smeltzer, L. R. (2000). An empirical study of the relationships among purchasing skills and strategic purchasing, financial performance, and supplier responsiveness. Journal of Supply Chain Management, 36(3), 40-54.
Narasimhan, R., & Das, A. (2001). The impact of purchasing integration and practices on manufacturing performance. Journal of Operations Management, 19(5), 593-609.
Grant, R. M. (1996). Toward a knowledge-based theory of the firm. Strategic Management Journal, 17(S2), 109-122.
שאלות ותשובות – ניהול רכש חכם: חיסכון וערך אסטרטגי
שאלות נפוצות המבוססות על המאמר והמחקר: How to achieve cost savings and strategic performance in purchasing simultaneously: A knowledge-based view.
