מבוא

בקרת הסכמים והתקשרויות בארגון היא פעילות חשובה לשמור על תפעולית, לשפר את תנאי ההסכמים ולחזק את הבקרה הכלכלית על פעילות הארגון. על ידי בדיקת שוטפת ואישור מחדש של הסכמים, הארגון יכול לזהות בעיות, לשפר את התנאים המסחריים ולוודא שהוא פועל בתנאים התחרותיים ביותר בשוק. מאמר זה יעסוק בהיבטים המרכזיים של בקרת הסכמים והשפעתם על ניהול הארגון.

אישור מחדש של הסכמים והתקשרויות על ידי מומחה חיצוני

בקרת הסכמים כולל אחת לשנה סקירה ואישור של כל ההסכמים וההתקשרויות, אם מדובר בתפעול ובין אם בליבת הארגון. תהליך זה מבוצע על ידי חוץ חיצוני, המספק פרספקט אובייקטיבי וניתוח מעמיק של ההסכמים הקיימים.

ניהול ההתקשרויות על ידי הנהלת הארגון

תהליך בקרת ההסכמים מנוהל בהתאם למדיניות הנהלת הארגון. הנהלת הארגון מחליטה מי מהגורמים יאשר את ההתקשרויות – מנכ"ל, מחלקת כספים, רכשה, או חלוקה אחרת שתואמת את מבנה הארגון. ניהול זה מבטיח שמירה על שליטה מלאה של ההנהלה ועמידה במדיניות הארגונית.

מניעת שחיקה בעלויות ובאיכות שירותי

שחיקת תנאים מסחריים ושירותים עם הזמן היא קיימת נפוצה בהסכמים ארוכי טווח. תהליך בקרת ההסכמים יכול:

• זיהוי מוקדי שחיקה בעליויות ובאיכות שירותי.
• משא ומתן מחדש על תנאי ההסכמים לשיפור תנאי השירות או העליות.

איתור ספקים חדשים והערכת ספקים קיימים

במסגרת בקרת ההסכמים בוצעה הערכה של ספקים, תוך שימוש בקריטריונים מסחריים ותפעוליים. כמו כן, ניתנת אפשרות לעזור באיתור ספקים חדשים עם חלופות נוספות. תהליך זה כולל:

1. הערכת ספקים מורשים – בדיקה אם הספקים עומדים בסטנדרטים שנקבעו.
2. בחינה חלופות חדשות – איתור ספקים חדשים יכולים להציע פתרונות תחרותיים יותר.

אישור ההסכם מחדש וביצוע תיקון מסחרי במידת הצורך

לאחר ביצוע הביקורת, אישור מחדש של ההסכמים. אם יש מקום לשיפור, מבוצעים תיקונים מסחריים המותאמים לצורכי הארגון ולממצאי הבקרה.

Benchmark – ניתוח מיקום הארגון ביחס לשוק

אחת השיטות פעולות בבקרת הסכמים היא השוואת ההסכמים של הארגון מול התנאים המקובלים בשוק. בנצ'מרק מיכל:

• להבין היכן עומד הארגון ביחס למתחרים מבחינת עלויות ותנאים מסחריים.
• לזהות פערים ולפעול לשיפורם .

ניהול תיק מבוקר של הסכמים והתקשרויות

ניהול תיק מבוקר של כל ההסכמים והתקשרויות בארגון הוא שלב קריטי בשלב הבקרה. תיק זה כולל את כל הרלוונטיות על ההסכמים, כולל:

• גרסאות עדכניות של ההסכמים.
• תיעוד של שינויים שבוצעו.
• דוחות מסכמים של הביקורת השנתית.

תיק מסודר מבטיח שהמידע נגיש וזמין לכל גורמי ההנהלה, ומהווה כלי עזר לניהול שוטף של הארגון.

סיכום

בקרת הסכמים היא חלק בלתי נפרד מהניהול ההדרכה של הארגון. באמצעות שיטת בדיקה ואישור מחדש של הסכמים, ניתן לשפר את התנאים המסחריים, מניעת שחיקה ושמירה על רלוונטיות ותחרויות בשוק. פעולות כמו הערכת ספקים, Benchmark, ותיקון תנאים מסחריים משפרות הארגון ואת התפעולית.

ארגונים המיישמים בתהליך זה זוכים לשיפור בהתקשרויות, לתנאים גבוהים יותר ולחיסכון בעלויות לאורך זמן