לכל ארגון קיימים עשרות או מאות חוזים עם ספקים שונים המכילים הטבות והתניות שסוכמו במהלך המשא ומתן. האם אתם דואגים לממש אותם? להאריך את ההסכם בתנאים מועדפים? לדאוג לקבלת בונוס על היקף רכישות? להיערך בזמן להחלפת ספקים? להשתמש בתעודת אחריות ששילמתם בגינה?

בקרת הסכמים והתקשרויות – מערכת ניהול חוזים

ואכן, 22%  מהחוזים עולים יותר כסף לארגון כתוצאה מאיחור בטיפול.
ב – 7% מהארגונים התגלו הונאות שהיו נמנעות כתוצאה מניהול מבוקר של ההסכמים ( יס, רכבת ישראל, ספק ניקיון בעיריה, קצין רכב בליסיניג בחברה תעשיתית, מלאי מכשירי סלולר)

לשם כך, חברת פתרונות אפקטיביים מציעה את  מערכת ניהול חוזים ContractPlus – ניהול ובקרת הסכמים והתקשרויות עם הספקים.

מטרתה העיקרית של מערכת ContractPlus הינה לייצר שקיפות באמצעות  הפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:

1. בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
2. ניהול תיק מבוקר של כל ההסכמים כולל היסטוריה ומסקנות כבסיס להתקשרות חדשה.
3. הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועלפי נוהלי החברה.
4. יישום מלא של ההתקשרות.
5. חיסכון בזמן וכסף.
6. שירות מוקפד.
7. מניעת הונאות.
8. ביצוע הערכת ספקים קיימים ואיסוף המידע באיתור ספקים חדשים.
9. בקרה תקציבית על הוצאות החברה.

המערכת מאפשרת:

1. להקים הסכם.
   לנהל מעקב אחר סיום/חידוש ההסכם, תום תקופת אחריות, בונוס, ערבות, שינויי מחיר ועוד…
   לנהל היסטוריית הסכמים קודמים.
2. לקבל התראות במועד שנוח לכם! לתיבות המייל של כל הגורמים הרלוונטיים במקביל.
3. להעלות לאתר מאובטח את כל נתוני הספקים שלכם וכל מסמך שאתם רוצים לשמור ולתעד

מערכת contractPlus מסייעת בביצוע תהליך של :

בקרת הסכמים

• אחת לשנה אישור מחדש של כל הסכמי והתקשרויות הלקוח ע"י מומחה חיצוני (תפעול וליבה)שמירה על טוהר המידות.
• הנהלת הארגון בוחרת מי מאשר את ההתקשרות – התקשרויות ברמת מנכ"ל, כספים, רכש או חלוקה אחרת לבחירת הלקוח.
• מניעה שחיקה בנושא העלויות /שירות.
• איתור ספקים.
• ביצוע הערכת ספקים וספקים מורשים וסיוע באיתור ספקים חדשים
• אישור ההסכם מחדש וביצוע תיקון מסחרי במידת הצורך.
• הצגה איפה הוא נמצא ביחס לתנאי השוק –Benchmark .
• תיק מבוקר של כל ההסכמים וההתקשרויות בארגון.

אכיפה של נוהל ההתקשרויות תוודא כי:

• אין הוצאה כספית ללא אישור/הסכם/מחירון בר תוקף
• ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועלפי נוהלי החברה.
• אישור שיש הסכם ו/או מחירון בתוקף.
• ההסכם אושר ע"י מורשה מטעם הלקוח בכל תחום.
• ווידוא כי הלקוח עומד בתקציב הרכישות השנתי .
• ריענון ובקרה של נוהל רכש בכל תחום בהתאם לשינויים והתמורות אצל הלקוח ובענף.

בקרת התקשרויות

אכיפת ההתקשרות בפועל על ידי ביצוע:

• מעקב אחר ביצוע דיווחים כנדרש בתנאי החוזה (קליטה ועיבוד של הנתונים והפקת דוחות מנהלים)
• בקרה על הפעלת מנגנון הקנסות במידת הצורך.
• הלקוח יקבל מענה לבעיות ביישום החוזה במידה והן מתעוררות תוך אמידה של השיקולים הכלכליים של המציע הזוכה ומניעת יצירת מצב של היעדר כדאיות כלכלית של הספק.
• בדיקת חשבונות סופיים – ביקורת על החשבון הסופי מול מסמכי ההתקשרות, החוזה והתוכניות, בדיקת אופני המדידה, תכולת העבודה והמחירים וביקורת בשטח.
• בקרת ההתקשרויות כוללת בדיקה מקיפה של התוכניות, המפרטים וכתב הכמויות לפרויקט.
• הכנת תיק אתר / אירוע.
• עמידה בדרישות החוק לרבות בדיקת תלושי שכר עובדי קבלנים במסגרת החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה.
• בקרה שוטפת יוצרת העלאת המודעות להתקשרויות – יישום מלא של ההתקשרות, תשלום נמוך בפועל, שירות מוקפד, טיוב ומניעת הונאות.

לפרטים ויצירת קשר: עינת פרץ – סמנכ"לית שיווק  – פתרונות אפקטיביים einat@esg.co.il 050-2005256