רח' שבזי 14, יהוד

ת.ד. 2711 מיקוד 56231

צרו קשר

03-539-5900

פקס

03-539-5901

בדיקת חשבוניות ספקים

בדיקת חשבוניות ספקים

כל עסק מקבל שירותים וסחורות מספקים ומנהל רישום ומעקב.

כאשר ספק מספק שירות לעסק הוא מגיש לו חשבונית המפרטת את מהות העסקה.

חשבונית זו כולל חישוב מע״מ, פירוט כזה או אחר של השירותים או הסחורה שסופקו, עלותם ומועד לתשלום.

כל עסק יכול להרוויח כאשר חשבוניות אלה נבדקות, מאומתות ונלקחות בחשבון בהוצאותיו של העסק.

אז מה צריך לבדוק כאשר רוצים לוודא שהחשבונית שהוגשה תקינה?

לפני הכל, יש לבדוק שהספק שהגיש את החשבונית הוא ספק מוכר לעסק. יש לבדוק את המוצרים או השירותים המתוארים בחשבונית ולוודא שהם תואמים להזמנה שבוצעה מהספק. 

יש לוודא שהסכום הוא הסכום שהוסכם בין העסק לספק עבור השירות. יש לבדוק את התאריך שעל החשבונית. במידה והחשבונית אינה עומדת באחד מהקריטריונים האלה היא אינה תקינה ויש ליצור קשר עם הספק.

טיפול לא נכון בחשבונית עלול לגרום למשבר מול הספקים

כל טיפול בחשבונית שהוגשה על ידי ספק הוא תהליך רב שלבי אשר בסופו החשבונית מאושרת והספק מקבל תשלום על פי התנאים שנקבעו מראש.

כאשר המערכת אינה מתופעלת כיאות ובצורה עקבית ומסודרת, חשבוניות עלולות להישכח, להעלם לפני או אחרי שלב האישור, להיות קשות לאיתור וכו׳.

חלק מהאמינות והשמירה על עובדת שוטפת אל מול הספקים כוללת בתוכה עבודה נכונה עם חשבוניות, המאפשרת איתור מהיר של כל חשבונית והעברת מידע לגבי הסטטוס שלה, עמידה בזמנים שנקבעו מראש עבור תשלום ופניה מהירה במקרה הצורך כאשר חשבונית אינה תקינה.

אחסון, איתור וחתימה דיגיטלית

כל חשבונית ספקים צריכה להיות מתויקת ולהישמר אצל בעל העסק במשך 7 שנים. לכן בעלי עסקים חייבים לפנות מקום ומשאבים לאחסון החשבוניות ותיוקן באופן מסודר ושיטתי.

במידה וקיים ספק לגבי חשבונית מסוימת, החשבונית צריכה להיות מאופסנת כך שהיא זמינה לשליפה מהירה או להיות מאוחסנת באופן דיגיטלי.

כדי להקל על בעלי עסקים, יש אפשרות כיום להעלות חשבוניות למחשב ולהוסיף להן חתימה דיגיטלית.

חתימה דיגיטלית מחייבת את בעל העסק לשמור את החשבונית רק עד הגשת הדוח של אותה שנה.

מזון והסעדה
בלוג

מזון והסעדה

שוק העבודה היום דורש ממעסיקים לשלם בעבור הוצאות מזון והסעדה לעובדים, הן במסגרת יום העבודה או במסגרת כנסים ואירועים מטעם החברה.

קרא עוד »
תגמול עובדים
בלוג

תגמול עובדים

מה עושה מנהל כאשר קיים חשש שהעובדים יעזבו לטובת תנאים משופרים בחברה אחרת?

קרא עוד »
בלוג

איך מפרקים חברה בע"מ?

ההחלטה לפרק חברה בע"מ מלווה בפרוצדורות מורכבות וארוכות יותר מאשר לייסד אותה. עו"ד אבי מורה מנסה לפשט את הליכי הפירוק ולתת כמה כללי אצבע לחיסול נבון של פעילות החברה.

קרא עוד »
ניהול חוזים
מאמרים

ניהול חוזים

אחד התחומים החשובים בניהול נכון של עסק הוא ניהול החוזים. בין אם מדובר בניהול חוזים מול ספקים, לקוחות, מספקי שירותים, ועוד חוזה השכירות בבניין, חוזי העסקה וכו׳.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן