חטיבת הרכש

• אחת לשנה אישור מחדש של כל הסכמי והתקשרויות הלקוח ע"י מומחה חיצוני (תפעול וליבה).
• הנהלת הארגון בוחרת מי מאשר את ההתקשרות – התקשרויות ברמת מנכ"ל, כספים,רכש או חלוקה אחרת לבחירת הלקוח.
• מניעה שחיקה בנושא העלויות / שירות.
• איתור ספקים.
• ביצוע הערכת ספקים וספקים מורשים וסיוע באיתור ספקים חדשים.
• אישור ההסכם מחדש וביצוע תיקון מסחרי במידת הצורך.
• הצגה ללקוח איפה הוא נמצא ביחס לתנאי השוק –Benchmark.
• תיק מבוקר של כל ההסכמים וההתקשרויות בארגון.

אכיפה של נוהל ההתקשרויות תוודא כי ללקוח יש:

• אין הוצאה כספית ללא אישור/הסכם/מחירון בר תוקף.
• ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועל פי נוהלי החברה.
• אישור שיש הסכם ו/או מחירון בתוקף.
• ההסכם אושר ע"י מורשה מטעם הלקוח בכל תחום.
• ווידוא כי הלקוח עומד בתקציב הרכישות השנתי .
• רענון ובקרה של נוהל רכש בכל תחום בהתאם לשינויים והתמורות אצל הלקוח ובענף.

אכיפת ההתקשרות בפועל על ידי ביצוע:

• מעקב אחר ביצוע דיווחים כנדרש בתנאי החוזה (קליטה ועיבוד של הנתונים והפקת דוחות מנהלים).
• בקרה על הפעלת מנגנון הקנסות במידת הצורך.
• הלקוח יקבל מענה לבעיות ביישום החוזה במידה והן מתעוררות תוך אמידה של השיקולים הכלכליים של המציע הזוכה ומניעת יצירת מצב של היעדר כדאיות כלכלית של הספק.
• בדיקת חשבונות סופיים – ביקורת על החשבון הסופי מול מסמכי ההתקשרות, החוזה והתוכניות, בדיקת אופני המדידה, תכולת העבודה והמחירים וביקורת בשטח.
• בקרת ההתקשרויות כוללת בדיקה מקיפה של התוכניות, המפרטים וכתב הכמויות לפרויקט.
• הכנת תיק אתר / אירוע.
• עמידה בדרישות החוק לרבות בדיקת תלושי שכר עובדי קבלנים במסגרת החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה.
• בקרה שוטפת יוצאת העלאת המודעות להתקשרויות – יישום מלא של ההתקשרות, תשלום נמוך בפועל, שירות מוקפד, טיוב ומניעת הונאות.

הפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:

• בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
• ניהול תיק מבוקר של כל ההסכמים כולל היסטוריה ומסקנות כבסיס להתקשרות חדשה.
• הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועלפי נוהלי החברה.
• יישום מלא של ההתקשרות.
• חיסכון בזמן וכסף.
• שירות מוקפד.
• מניעת הונאות.
• ביצוע הערכת ספקים קיימים ואיסוף המידע באיתור ספקים חדשים.
• בקרה תקציבית על הוצאות החברה.

המערכת מאפשרת :

• להקים הסכם.
• לנהל מעקב אחר סיום/חידוש ההסכם, תום תקופת אחריות, בונוס, ערבות, שינויי מחיר ועוד…
• לנהל היסטוריית הסכמים קודמים.
• לקבל התראות במועד שנוח לכם! לתיבות המייל של כל הגורמים הרלוונטיים במקביל.
• להעלות לאתר מאובטח את כל נתוני הספקים שלכם וכל מסמך שאתם רוצים לשמור ולתעד.