בקרת הסכמים
- אחת לשנה אישור מחדש של כל הסכמי והתקשרויות הלקוח ע"י מומחה חיצוני (תפעול וליבה).
- הנהלת הארגון בוחרת מי מאשר את ההתקשרות – התקשרויות ברמת מנכ"ל, כספים,רכש או חלוקה אחרת לבחירת הלקוח.
- מניעה שחיקה בנושא העלויות / שירות.
- איתור ספקים.
- ביצוע הערכת ספקים וספקים מורשים וסיוע באיתור ספקים חדשים.
- אישור ההסכם מחדש וביצוע תיקון מסחרי במידת הצורך.
- הצגה ללקוח איפה הוא נמצא ביחס לתנאי השוק –Benchmark.
- תיק מבוקר של כל ההסכמים וההתקשרויות בארגון.
אכיפה של נוהל ההתקשרויות תוודא כי ללקוח יש:
בקרת התקשרויות
אכיפת ההתקשרות בפועל על ידי ביצוע:
- מעקב אחר ביצוע דיווחים כנדרש בתנאי החוזה (קליטה ועיבוד של הנתונים והפקת דוחות מנהלים).
- בקרה על הפעלת מנגנון הקנסות במידת הצורך.
- הלקוח יקבל מענה לבעיות ביישום החוזה במידה והן מתעוררות תוך אמידה של השיקולים הכלכליים של המציע הזוכה ומניעת יצירת מצב של היעדר כדאיות כלכלית של הספק.
- בדיקת חשבונות סופיים – ביקורת על החשבון הסופי מול מסמכי ההתקשרות, החוזה והתוכניות, בדיקת אופני המדידה, תכולת העבודה והמחירים וביקורת בשטח.
- בקרת ההתקשרויות כוללת בדיקה מקיפה של התוכניות, המפרטים וכתב הכמויות לפרויקט.
- הכנת תיק אתר / אירוע.
- עמידה בדרישות החוק לרבות בדיקת תלושי שכר עובדי קבלנים במסגרת החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה.
- בקרה שוטפת יוצאת העלאת המודעות להתקשרויות – יישום מלא של ההתקשרות, תשלום נמוך בפועל, שירות מוקפד, טיוב ומניעת הונאות.
ContractPlus
מערכת ניהול מרכזית לביצוע מעקב ובקרה על כל החוזים וההתקשרויות של הארגון מהיום אין צורך לזכור ואין יכולת לשכוח…מטרתה העיקרית של מערכת הינה לייצר שקיפות באמצעותהפיכת ההסכמים למידע זמין ונגיש לעובדים לביצוע בקרה שוטפת והעלאת המודעות על ידי:
- בחירת הסמכות לאישור ההסכמים, הנהלה כללית / מחלקת כספים / רכש.
- ניהול תיק מבוקר של כל ההסכמים כולל היסטוריה ומסקנות כבסיס להתקשרות חדשה.
- הקפדה על ביצוע התקשרויות מול הספקים בהסכם כתוב בלבד ועלפי נוהלי החברה.
- יישום מלא של ההתקשרות.
- חיסכון בזמן וכסף.
- שירות מוקפד.
- מניעת הונאות.
- ביצוע הערכת ספקים קיימים ואיסוף המידע באיתור ספקים חדשים.
- בקרה תקציבית על הוצאות החברה.
המערכת מאפשרת :
- להקים הסכם.
- לנהל מעקב אחר סיום/חידוש ההסכם, תום תקופת אחריות, בונוס, ערבות, שינויי מחיר ועוד…
- לנהל היסטוריית הסכמים קודמים.
- לקבל התראות במועד שנוח לכם! לתיבות המייל של כל הגורמים הרלוונטיים במקביל.
- להעלות לאתר מאובטח את כל נתוני הספקים שלכם וכל מסמך שאתם רוצים לשמור ולתעד.
